Teams – Telefoni med smarte sentralbordfunksjoner

Teams som digitalt verktøy i bedriften

Microsoft Teams er produktet som bokstavelig talt har erobret bedrifter i løpet av året som er gått. I dag er det nesten blitt et verb, akkurat som «å google», at man har et «Teams»-møte. Et produkt endrer vår måte å arbeide, møtes og omgås på. I dag bruker bedrifter Teams på en rekke forskjellige kreative måter for å kommunisere og arbeide digitalt. Det er al fra chat til videomøter, til det som i dag kan betraktes som tradisjonelt, via mail, Teams kombinerer disse måtene med muligheten til enkelt å dele filer, bilder og dokumenter til en plattform for samarbeid der alt er samlet og tilgjengelig via forskjellige digitale enheter. Det geografiske setter ingen grenser lenger, og med Teams spiller det ingen rolle om du sitter i rommet ved siden av eller om du arbeider hjemme – alt finnes der digitalt.

 

Hva har telefoner og Teams til felles?

Neste trinn i Teams’ erobring av bedrifter er integrasjonen med telefoni som digital kanal. Det finnes i dag ferdige digitale grensesnitt til de vanligste telefonsentralene på markedet, og da blir Teams en utmerket plattform for å håndtere alle bedriftens funksjoner for telefoni. Som bruker venner man seg raskt til fordelene av å ha alt på ett og samme sted. Du treffer kollegene dine via Teams, og dere vet alltid hvor dere har snakket sammen, arbeidet, delt dokumenter og bilder. Alle bruker samme plattform når man snakker i telefon og arbeider digitalt, helt uten problemer. Arbeidet med kolleger og kunder blir mer effektivt.

Å ha et telefonsystem med sentralbord i Teams innebærer også at man reduserer antall systemer, innlogginger og applikasjoner som trengs for ulike formål, og man er like tilgjengelig som før. Ettersom kommunikasjonen mellom kolleger skjer via Teams, ringer dere kostnadsfritt, chatter og kobler samtaler like enkelt som om dere satt ved siden av hverandre. Når du man bruker Teams med en moderne telefonsentral, finnes det oppgaver som for eksempel telefonnumre og e-postadresser til kolleger automatisk i dine Teams-apper på alle enhetene dine. Det er enkelt å lagre kontaktopplysninger til kunder, partnere og leverandører på ett og samme sted.

Akkurat som navnet antyder, så er Teams ment å være en plattform for samarbeid. En av mange funksjoner er at du kan invitere kunder til møtene deres direkte i systemet. Du kan presentere, chatte eller ha digitale møter samtidig som du arbeider i sanntid i et dokument som andre korrekturleser. Alt mens dere snakker i telefon.

 

Mer effektiv kommunikasjon med Teams og Telefonsystemer med sentralbordfunksjon

Å effektivisere kommunikasjonen er noe alle bedrifter streber etter, og her kommer Teams til å spille en stor rolle. Sammen med et kompetent telefonsentralsystem kommer det til å bli et viktig verktøy for digitale forretningsprosesser fremover. Akkurat som e-post gjorde det, kommer kommunikasjonen til å bli effektivisert med Teams internt, men også ut mot kunder og samarbeidspartnere. Med funksjonene for telefoni i Teams er det enkelt for alle å håndtere sentralbordfunksjoner. Hvis du sitter i møter, kjenner for eksempel Teams til det via kalenderfunksjonen, og den som søker deg får automatisk en melding om at du er opptatt samt når du er tilgjengelig igjen. Alternativt kan samtalen henvises direkte til sentralbordet eller til en kollega. En funksjon som man ikke riktig innser nytten med før man har begynt å bruke den. Ingen flere koder å taste inn eller andre apper for et separat telefoni- og henvisningssystem.

 

De vanligste funksjonene håndterer brukerne selv

Enklere funksjoner som du selv som bruker håndterer, er at du selv bestemmer hvilket nummer som skal vises når du ringer utgående samtale. Du kan ringe til alle dine kontakter på mobil- eller fastnumre, og dette uansett om de har Teams eller ikke. Hvis du har en varierende arbeidsplass, kan du selv velge hvor du vil svare på innkommende samtaler, på mobilen eller på datamaskinen. Teams lar deg bytte midlertidig henvisning i applikasjonen, endre talemelding eller legga til ferie og fravær. Du ser også de vanligste funksjonene som for eksempel liste over innkommende samtaler. Alt på ett og samme sted.

 

Microsoft som strategisk leverandør gir fordeler

Når man som bedrift har en strategi om å bruke Microsoft 365, oppstår en rekke fordeler når beslutningen er tatt om å integrere Teams med et moderne telefonisystem med sentralbordfunksjon. Microsoft synkroniserer informasjon mellom stort sett alle sine verktøy. Kalendere og kontakter oppdateres automatisk i alle enheter du bruker, noe som sikrer at all informasjon er lik overalt. Når en ny person begynner og skrives inn i systemene, får du automatisk personens opplysninger i din kontaktliste.

 

Statistikk for analyse gir innsikt om effektivitet og virksomhetsutvikling

Teams tilbyr også integrasjon med en rekke andre verktøy og applikasjoner som mange bruker for å effektivisere arbeidet sitt. Når du bruker plattformen fullt ut med telefoni, så oppstår kanskje behovet for å koble sammen systemer for å dra fordeler av statistikk og kunstig intelligens. I dag finnes det alt fra analyseverktøy, saksbehandling og Microsofts egen Power BI, der man enkelt kan analysere data om for eksempel hvilket SLA dere har i deres support, hvor mange kunder som ringer inn, hvor lange svartider og hvor mange saker supporten behandler. Dette kan du senere bruke som konkurransefordel når du kan vise til effektiviteten i akkurat din bedrifts support eller kundetjeneste.

Mulighetene til å hente frem statistikk gir fordeler for hele virksomheten, og gjør at dere kan evaluere hvordan dere faktisk jobber. Hva gjør dere bra, hva kan dere forbedre, hvordan kan dere utvikle nye tjenester? Det går også an å se hvordan forskjellige deler av Teams brukes, hvilke forretningsprosesser som kan digitaliseres, og konkludere med hvordan det påvirker effektiviteten. Med Power BI kan du lage egne statistikkrapporter som grunnlag for å vise til effektivitet eller behov av endring, når du analyserer hvilke interne forretningsprosesser som kan effektiviseres.

 

Integrasjoner med andre systemer hjelper til med forretningsprosesser og rutiner

Integrasjonsmulighetene innebærer en rekke fordeler for forskjellige funksjoner i en bedrift, ikke minst for dem med daglig kundekontakt. Med et CRM integrert kan alle med kundekontakt sørge for at de kundekortene som er registrert er oppdatert, og skrive inn informasjon fra siste kontakt. Når man ringer en kunde, registreres det automatisk i CRM-et, man slipper å registrere samtaler etterpå. Selgeren besøker en kunde og oppdaterer CRM med notater fra møtet. Den samme kunden ringer samme dag til kundeservice eller support, og da kan de direkte se når siste kontakt skjedde. På kontaktkortet som dukker opp i forbindelse med samtalen kan de lese de notatene som selgeren har skrevet inn. Kundeopplevelsen forbedres enormt når kunden opplever at det finnes en informasjonsflyt der kontaktpersonene har tilgang til den nyeste informasjonen og kan gi effektiv hjelp direkte.

 

Er Teams-integrasjon med telefoni noe jeg trenger?

Teams kan ved første øyekast se ut som enda en applikasjon som gjør de samme tingene som andre applikasjoner allerede gjør. Hvorfor skal man erstatte et nytt system med et annet likedant? De fleste har vært i kontakt med Teams som applikasjon for videomøter, men Teams er mye mer. For å forstå og se mulighetene med Teams må man tenke på hvordan tradisjonelle prosesser kan overføres til digitale prosesser og fjerne fysisk avstand som en parameter som begrenser samarbeid. Teams skaper forutsetninger med smarte funksjoner gjennom integrasjon til forskjellige teknologier og systemer, og som bedrift skaper man nye effektive digitale prosesser og rutiner gjennom å bruke deler av eller hele plattformen.

 

Vår visjon

Office Managements visjon er å skape en infrastruktur og et stimulerende arbeidsmiljø som baseres på moderne teknologi der ansatte kan møtes og samarbeide på de måtene som passer dem beste, både nå og i fremtiden. Samarbeidet med Microsoft er derfor strategisk for å kunne tilby kunde en fremtidssikret, smart og sikker teknisk plattform for samarbeid, kommunikasjon og dokumenthåndtering.

Relaterte artikler

Chat med oss
Chatten er stengt