Smart Office-løsningen Nimway

De valgte å flytte til et kontor der de kunne utnytte plassene mer effektivt.

Tidligere hadde de kontorlokaler med store sosiale områder. Da pandemien kom med hjemmearbeid og hybride behov, ble det imidlertid grunn til å vurdere om det var verdt å ha disse store områdene eller ikke. De så på flere løsninger, før valget til slutt falt på et kontor som skilte seg ut. Det bestod av en kafédel i første etasje og en salongdel med arbeidsplasser noen etasjer opp. En helt annen planløsning enn før, og en mulighet til å prøve noe nytt.

– På det nye kontoret ønsket vi å fokusere på de sosiale områdene og få tilbake det vi savnet under pandemien, som spontane møter, kaffepauser og after-work som er en stor del av kulturen vår. Samtidig var det bra timing å flytte når det allerede var en stor endring på gang. Fysisk endring fremmer mental endring, og nå ønsker våre ansatte å komme tilbake til det sosiale," sier Therese Gustafsson, Head of Workplace, Business Wellness Group.

Business Wellness Group har lagt mye vekt på hvilken følelse kontoret skal gi. På det nye kontoret har de innredet med sine eksisterende møbler, men brukt mer tid på å omorganisere områdene, endre belysningen og fokusere på ulike arbeidssoner med både små og store rom for å øke fleksibiliteten.

– Sammen med arkitektene våre har vi skapt en følelse av variasjon på kontoret med små virkemidler som farge, ulik belysning og arbeidssoner. Noen områder har en dempet belysning med hjemmefølelse og andre har innredning for fokus. Det finnes også en sone for fleksibilitet og midlertidig jobb, sier Therese Gustafsson.

Bedrifter i forkant

Business Wellness Group har vært i forkant med måten de driver selskapet på, for eksempel ved å være en ikke-hierarkisk bedrift og jobbe aktivitetsbasert. Men da de flyttet til det nye kontoret, innså de at nye måter å jobbe på vil kreve ytterligere investeringer. Under pandemien ble det stadig mer vanlig å bruke Teams ved fjernarbeid, noe som nå er integrert på kontoret med et mer hybridtilpasset arbeidsliv. Teams flyttet inn i videokonferanserommene på kontoret for å gjøre det enkelt for de ansatte. Therese Gustafsson forteller at hennes drivkraft i utviklingen av kontoret er å vite hvordan medarbeiderne jobber og velge teknologi som forenkler og støtter deres arbeidsmåter.

– Vi skjønte at det var viktig med god teknologi, og valgte å satse på det. Vi investerer i teknologi som forenkler og genererer data for å analysere behovet og ta bedre beslutninger for fremtiden. Det er viktig for oss å kunne måle og se statistikk i lokale prosjekter, for eksempel hvor mye skrivebordene for våre åpne arbeidsområder brukes, eller hvilke konferanserom som er mest populære. Vi investerer penger nå for at vi i fremtiden skal kunne spare inn der vi ser at rommene ikke blir brukt.

Smart Office-løsninger - En oppgradering med Nimway

Business Wellness Group har oppgradert sitt nye kontor med Smart Office-løsningen Nimway, som på et digitalt kart viser hvor kollegaer er, hvor rom, kontorplasser og parkeringsplasser er og om de er ledige. Sett fra pandemiens hygieniske perspektiv, er dette perfekt siden du slipper å trykke på en Ipad. Nimway gjør det også enklere for ansatte å raskt finne kolleger samt se hvor det er ledige arbeidsplasser eller konferanserom. Det stjeler tid å gå rundt og lete plass, og tid er penger for en virksomhet som Business Wellness Group.

Selskapet består av konsulenter som er vant til å være mobile og fleksible. Pandemien har ført til en større aksept for å jobbe hjemmefra, selv om de er et selskap som ligger foran når det gjelder fleksibilitet. Derfor kreves det at teknologien fungerer, både på kontoret og hjemme. Med den nye teknologiløsningen vil Nimway støtte deres nye måte å jobbe på og bidra til å forenkle arbeidet i dag, men også støtte beslutninger for fremtidige kontordesign.

– Det skal være enkelt for de ansatte å finne møterommene, se om de er ledige og booke dem. På samme måte skal det være mulig å se hvor det finnes ledige sitteplasser dersom du velger å dra inn til kontoret. For oss som arbeidsgiver er det like viktig å ha kontroll på belegget. Hvilke møterom brukes mest, hvilke brukes mindre, og det samme gjelder arbeidsplasser. Statistikken du kan få fra programvaren som følger med moderne møteteknologi gir beslutningsgrunnlaget vi trenger for å designe vårt neste kontor, som blir mer permanent, sier Therese Gustafsson.

Å levere som leverandør

For Business Wellness Group var det viktig å ha en leverandør som har kunnskap innen kontor og teknologi for at deres konsulenter skal kunne levere. Therese Gustafsson forteller at hun og Office Managements representant har vært i kontakt i over seks år, og fått ta del i nyheter og oppdateringer i markedet. Hun mener at en god forretning ikke bare er å ta kontakt når selger skal selge noe, men at du som selger må vite hvordan bedriften utvikler seg og se deres behov.

– Office Management har hjulpet oss i Business Wellness Group med å forenkle hverdagen og spare tid med teknologi. Men fremfor alt tror jeg at denne investeringen vil vise våre ansatte og kunder at vi er et selskap som ligger i forkant og som investerer i teknologi som skal gjøre det enklere for alle.