OneDrive – fillagringens rolle på den mobile arbeidsplassen

Datalagring spiller en sentral rolle

Når et selskap starter reisen mot digitale arbeidsmetoder, handler det som oftest om å bruke nettskyen og f.eks. Microsoft 365, og da spiller lagring av data og informasjon en sentral rolle. Den nye moderne arbeidsplassen krever mobil tilgang til data og informasjon. Ved migrering til en skytjeneste kan det være avgjørende for hvordan arbeidsmetoden skal se ut i framtiden å ha god oversikt over arbeidsrutiner og prosesser. Mange som bruker bærbare datamaskiner eller flere forskjellige enheter for å være produktive både hjemme, på jobben og overalt ellers, har sannsynligvis opplevd utfordringen med å få tilgang til den informasjonen eller de dataene de trenger der og da.

Microsofts løsning på dette heter OneDrive og inngår i Office 365. OneDrive er en lagringsplass som opprettes for deg i skyen (lagring på en Microsoft-server, med tilgang via Internett).

OneDrive for Business – OD4B

OneDrive for Business, eller OD4B som det også kalles, erstatter den tradisjonelle lokale lagring i «Dokumenter». Den lokale dokumentmappen er, som navnet tilsier, et lokalt område på den enheten du jobber på for øyeblikket, og den gir deg ingen tilgang fra noe som helst annet sted.

Når OneDrive og Office 365 er riktig installert, startes programmene forhåndsinnstilt på å lagre filene i dokumentmappen, som nå ligger på OneDrive i stedet for på enheten du bruker for øyeblikket. Dermed får du tilgang til filene fra en rekke ulike enheter og steder der du har internettforbindelse. Tilgangen kan skje fra stort sett alle enheter som for øyeblikket brukes av bedrifter og åpner opp for en rekke andre funksjoner i Microsofts applikasjonstilbud. Vi kommer ikke til å ta opp disse i denne artikkelen, men et eksempel er at du kan opprette automatisert arbeidsflyt ved hjelp av Power Automate og OneDrive.

Hva består produktet OneDrive for business av?

OneDrive for business er, som vi skrev tidligere, en lagringsplass som finnes på Internett i form av en skytjeneste. Vi skal ikke gå inn på tekniske detaljer, men for den nysgjerrige er OneDrive en tjeneste som bruker en SharePoint-basert skylagring. Dette ser du aldri som bruker – den er lisensiert som en del av Office/Microsoft 365 og gir hver bruker 1 TB lagringsplass for dokumentene sine. Hvor mye er så det? Hvis man googler det, finner man følgende: «1TB tilsvarer omtrent 6,5 millioner dokumentsider i form av f.eks. Office-filer, PDF-filer eller presentasjoner. Dette tilsvarer 1300 fysiske arkivskap med papir!» Denne lagringsplassen vil normalt være tilstrekkelig for de fleste.

Tilgang til filer fra forskjellige enheter

Dokumentene som lagres i OneDrive er tilgjengelige fra alle Windows 10-enheter, samt for tidligere versjoner av Windows- og Apple-datamaskiner, og via apper for Android og iOS. Du får tilgang til OneDrive fra alle de kjente nettleserne, eller ved å logge deg inn på www.office.com og klikke på OneDrive-ikonet. Du kan også høyreklikke på OneDrive-mappen i filutforskeren og velge «Vis online». Uansett vil du havne i nettleseren, der du kan opprette nye Office-dokumenter, laste opp filer eller mapper og synkronisere innholdet mellom enheten din og skylagringen.

Når du f.eks. klikker på en Word-fil i nettleseren din, åpnes den i den nettbaserte versjonen av Word, slik at du kan jobbe på en hvilken som helst enhet der du har tilgang til en nettleser.

Synkronisering – lagringsplass på OneDrive og lagringsplass lokalt på enheten din.

Når du velger å lagre filene dine i OneDrive, som er en skytjeneste, kommer du før eller senere til å støte på tilfeller der Internett ikke er tilgjengelig, og der du dermed ikke får tilgang til filene dine. Dette gjør at nesten alle velger å synkronisere filer de har lagret på OneDrive til en dedikert mappe lokalt på den lokale enheten. OneDrive har en innebygd intelligens for å holde oversikten over ulike versjoner og passe på at filene ikke overskrives ved en feiltakelse hvis man jobber med samme fil fra forskjellige enheter.

Vær derimot oppmerksom på at mange moderne enheter ikke leveres med så stor intern lagringsplass som 1 TB, og da må du kanskje velge hva som skal synkroniseres til den lokale enheten. Hvis du har full synkronisering av alle dataene dine fra OneDrive og har mindre lagringskapasitet på enheten, vil OneDrive kopiere fram til lagringsplassen er full. Dette kan føre til at enheten slutter å fungere normalt, ettersom enhetens operativsystem krever en viss lagringsplass for å kunne fungere.

Hvordan stiller jeg inn synkronisering?

Det finnes to framgangsmåter du kan benytte deg av for å beholde filene lokalt på den enheten du jobber på og få tilgang til dem selv om du ikke har tilgang til Internett.

1. Du kan høyreklikke på en mappe eller fil og velge «Alltid behold på denne enheten». Da er det nøyaktig dette som vil skje – det vil alltid finnes kopier av filene lokalt på enheten (som kommer til å oppta plass på enhetens lokale lagringskapasitet). Hvis du ikke lenger har behov for å ha disse filene lokalt og vil endre på dette, høyreklikker du på samme mappe eller fil. Du vil kunne velge «Frigjør plass», noe som gjør at den lokale kopien slettes, mens filene beholdes på OneDrive i skyen.

2. Den andre måten er automatisk og gjør at du ikke trenger å tenke på prosedyren som er beskrevet ovenfor. Du dobbeltklikker ganske enkelt på filen du vil jobbe med. Filen vil lastes ned og får i statuslinjen til filutforskeren en grønn ring med en grønn hake i, og den vil da bli tilgjengelig lokalt. Denne funksjonen kalles «Filer ved behov». I Windows finnes det også en praktisk popup-meny for OneDrive, der du kan se hvilke filer som nylig har blitt synkronisert. Du kan stoppe synkroniseringen midlertidig om nødvendig. Popup-menyen vises hvis du klikker på den blå skyen (OneDrive) til høyre i oppgavelinjen.

I filutforskeren finnes det et statusfelt som viser fil- eller mappeegenskapene. En grønn ring med en hake betyr «alltid på denne enheten», mens en hvit sky med blå kanter betyr «filen eller mappen ligger bare på OneDrive i skyen og tar ikke opp plass på datamaskinen».