8 tips om hvordan du vedlikeholder Teams-miljøet

I kjølvannet av pandemien måtte mange IT-avdelinger fremskynde en løsning for fjernarbeid. Mange valgte å introdusere Microsoft Teams som en ny applikasjon i IT-miljøet.

Microsoft Teams er en del av Microsoft 365, og har med andre ord innebygde integrasjoner til blant annet Active Directory, SharePoint, OneNote, Outlook, Office 365 og Microsoft 365 Groups. Sett opp en plan for hvordan disse skal fungere sammen, så du best kan bruke Microsoft Teams i prosessene dine. Dermed maksimerer du Microsoft 365-investeringen og får samtidig en enkel og sikker brukeropplevelse i alle verktøy.

Alle organisasjoner som har brukere med tilgang til Teams bør planlegge Teams-miljøet sitt med fokus på bruk, sikkerhet, administrasjon og ledelse. Ellers er risikoen stor for at hver bruker lager sin egen plan, og plutselig har du like mange forskjellige måter å bruke Teams på som du har brukere. Dette forhindrer du ved å prioritere effektivt vedlikehold av Teams-miljøet ditt, se våre 8 konkrete tips nedenfor.

1. Begrens opprettelse av team

Som standard kan hvem som helst opprette nye team (samarbeidsrom). Å la nøkkelpersoner opprette nye team når de distribuerer Microsoft Teams, er en god måte å få dem til å spre bruken av Teams på, men det er viktig å unngå at det blir fritt frem for alle. Det er vanskelig å administrere teamene som er opprettet hvis du ikke vet hvorfor de eksisterer eller hva de brukes til, så det er viktig å begrense hvilke brukere som kan opprette et team. I Microsoft Teams kan du begrense opprettelsen av Teams til enten IT-administratorer eller en gruppe spesifikke brukere, avhengig av dine behov og krav.

Merk: IT-administratorer har allerede disse rettighetene, men du må kanskje sjekke om brukerne du har identifisert har de relevante rettighetene.

2. Bruk automatisert navnestandard

Når du skal skape grupper i Microsoft 365, er det lurt å bruke automatisert navnestandard. Standarden legger til en kombinasjon av et fast ord kombinert med et Active Directory-attributt, som avdeling eller kontor. Da ser du umiddelbart hvem som har opprettet gruppen og hvor mange Teams-grupper som er opprettet for hver avdeling/kontor/team osv.

Det anbefales at du diskuterer navnestandarden med nøkkelpersonell og at du tydelig kommuniserer til brukerne hvordan og hvorfor standarden eksisterer før du ruller den ut.

MS Teams gjør det også mulig å legge til en liste over blokkerte ord til navnestandarden. Legg til avdelingsnavn i listen over blokkerte ord når avdelingens formelle Teams-rom er opprettet. Når for eksempel HR-avdelingen har fått en Teams-plass, kan du legge [HR] og [Human Resources] til blokkeringslisten slik at flere team ikke kan opprettes og skape forvirring. På denne måten blir brukere tvunget til å tydelig merke Teams-plassene sine, og formålet med gruppene blir tydeligere.

3. Definer datalivssyklus for Microsoft 365-gruppene

Under den første utrullingen av Teams er det mulig at det opprettes et stort antall samarbeidsrom, spesielt hvis du ikke har begrenset hvilke brukere som kan opprette dem. Mange team vil etter hvert bli foreldet fordi de ikke tjente et klart definert formål til å begynne med. Dette er spesielt vanlig med tidlige brukere, som oppretter Teams-samarbeidsrom før den innledende styringen er på plass.

Den gode nyheten er at hvert team er underlagt de samme sikkerhets- og samsvarsinnstillingene som resten av SharePoint-nettstedene dine.

Her er det lurt å tidlig implementere en utløpsdatopolicy for Microsoft 365 Groups. Du kan definere hvor mange dager det skal ta før en Microsoft 365-gruppe og tilhørende ressurser vil bli slettet hvis gruppen ikke har aktivitet. Du kan for eksempel angi en utløpsdato på 365 dager, som vil slette alle grupper som ikke har vært aktive på et år. Gruppenes eiere vil motta en e-post 30 dager før utløpsdatoen som gir dem muligheten til å fornye gruppen, og en administrator kan gjenopprette gruppen i opptil 30 dager etter at den er slettet.

4. Innfør regler for møter og deres utforming

Microsoft Teams lar deg ta opp og transkribere møter, men disse funksjonene bør vurderes i henhold til bedriftens gjeldende retningslinjer. Dersom du velger å kunne ta opp eller transkribere en samtale eller et møte, bør det fremgå tydelig for alle deltakere.

Det anbefales også å kun la ansatte ha direkte tilgang til møter, og holde gjester i en lobby til verten er klar til å slippe dem inn i møtet.

Du kan også velge å senke kvaliteten på mediestrømmen. Dette anbefales imidlertid ikke, da Teams allerede skalerer intelligent basert på tilgjengelig båndbredde. Hvis dette er noe du må vurdere, spesielt når du jobber eksternt, anbefales det å lage en policy som er for spesifikke brukere. På den måten forringer du ikke opplevelsen til flertallet av brukerne, men adresserer de med lavere båndbredde.

5. Lag plan for forvaltning av integrerte applikasjoner

Et av de kraftigste verktøyene i Microsoft Teams er muligheten til å integrere tredjepartsapper. Som standard kan alle brukere installere og bruke en støttet applikasjon. Du kan vurdere å tillate bare Microsoft-applikasjoner og ha en spesifikk liste over avtalte tredjepartsapplikasjoner som kan installeres i Microsoft Teams-miljøet.

6. Vurder policy for oppbevaring av meldinger

Dette er noe som lett kan overses fordi det faktisk ikke er en Microsoft Teams-innstilling, men finnes i Microsoft 365 Security & Compliance-senteret.

Du kan angi en oppbevaringspolicy for chatter og kanalmeldinger med en utløpstid fra dagen en melding sendes. Meldinger utløper for eksempel tre år etter at meldingen er sendt. Dette er spesielt bra hvis du har mange år med samtaler i chatter og kanaler mellom brukere som ikke lenger er relevante.

7. Tildel administratorer og roller for tilgang i Microsoft Teams

Det er viktig å forstå hva hver rolle kan gjøre og hvilke verktøy de kan bruke i Microsoft Teams Admin Center og PowerShell. Det er flere Teams-administratorroller tilgjengelig for tilgang:

• Teams-administrator
  Administrere selve Microsoft Teams, samt opprette og håndtere Microsoft 365-grupper.
• Teams kommunikasjonsadministrator
  Administrere funksjoner for samtaler og møter i Microsoft Teams.
• Teams kommunikasjonsstøttespesialist
  Feilsøke kommunikasjonsproblemer i Microsoft Teams ved hjelp av avanserte verktøy.
• Teams kommunikasjonsstøttetekniker
  Feilsøke kommunikasjonsproblemer i Teams ved å bruke enklere verktøy.
• Teamets enhetsadministrator
  Administrere enheter som er konfigurert for bruk med Teams-tjenesten.

8. Microsoft Teams analyse- og rapporteringsverktøy

Det er et rapporteringsverktøy i Teams Admin Center hvor du kan analysere og lage rapporter for en rekke aktiviteter i Microsoft Teams, for eksempel kan du lage ulike rapporter for å få innsikt i hvordan brukere i din organisasjon bruker Teams. Du kan se hvor mange brukere som kommuniserer gjennom kanal- og chatmeldinger og hvilke typer enheter de bruker for å koble til Teams. Informasjonen fra rapportene kan deretter brukes som grunnlag for å bedre forstå bruksmønstre, bidra til å ta forretningsbeslutninger og informere opplærings- og kommunikasjonsarbeid.

Det er mulig å gjøre dataene anonyme i disse rapportene om du vil, da vil identifiserbar informasjon som visningsnavn, e-post og Active Directory ID i rapportene skjules.