Tilbake på kontoret

Klar for den nye normalen?

Digifysisk blir den nye normalen når vi etter hvert går tilbake til kontoret etter koronakrisen. Dette betyr større fleksibilitet rundt hvor vi fysisk sitter og jobber, noe som stiller nye krav til både det digitale og det fysiske kontoret. Her har vi laget to sjekklister over ting det kan være greit å tenke på.

Sjekkliste for den digitale arbeidsplassen

Hvor stabil er møteteknologien?

Du vil trenge møteteknologi som fungerer like bra på kontoret som hjemme. Det skal være mulig å møtes på forskjellige plattformer uansett om du har interne eller eksterne og forretningskritiske møter. Er møteteknologien stabil nok for flere digitale møter, og kan den håndtere alle eksterne videomøter, uavhengig av hvilke plattformer som brukes?

Hvor digitale er konferanserommene?

Hvor mange deltakere er det i snitt på hvert møte? De fleste videomøter holdes kun for et lite antall personer, og da blir det ineffektivt å plassere et stort, kraftig videokonferanseutstyr i det største møterommet. En felle mange går i er å ikke tenke gjennom hva slags møter man har. Bestem hvilke møterom som bare skal ha en skjerm, og hvilke rom som skal ha teknisk utstyr for videokonferanser.

Riktig IT-plattform for kommunikasjon?

I en digifysisk verden er en pålitelig IT-plattform med et stabilt og sikkert nettverk et absolutt must. Hvis du bruker Teams, bruker du da det fulle potensialet? Teams har mange smarte funksjoner som gjør det utrolig enkelt å samarbeide, og gir en betryggende fleksibilitet. Du kan samarbeide like lett uansett hvor du sitter og jobber og uansett hvilken funksjon du har i organisasjonen.

Digitalisert dine viktigste dokumenter?

Hvordan administrerer du de viktigste dokumentene dine? Er arbeidsplassen fortsatt avhengig av papir og papirarbeid, eller behandler du fakturaer og dokumenter elektronisk? I så fall har du sannsynligvis spart tid og redusert kostnader, når manuelle prosesser for sertifisering og signering av fakturaer, avtaler og reisefakturaer er erstattet av digitale arbeidsflyter.

Ønsker du rådgivning om den digitale arbeidsplassen?

Snakk med Christian. Han er vår klippe når det gjelder digitale samarbeidsplattformer og kan gi deg mange gode tips om hvordan du kan forbedre dine digitale samarbeid.

Sjekkliste for den fysiske arbeidsplassen

Kaffehjørnet

Kaffehjørnet er ofte selve hjertet i organisasjonen, der ansatte samles for en prat over kaffekoppen og for å hente ny energi. Med enkle midler kan du gjøre kaffehjørnet tryggere for alle. Du kan for eksempel bytte ut sofaen mot lenestoler, eller fjerne alle langbord og i stedet opprette flere mindre sittegrupper med god plass mellom stoler og bord.

Resepsjonen

I tillegg til tydelige retningslinjer synlig for alle besøkende, bør resepsjonsdisken ha pleksiglass som beskytter resepsjonistene. Sjekk knapper som lysbrytere og døråpnere, og sørg for at det alltid er nok desinfeksjonsmiddel samt gode muligheter til å vaske hendene med såpe. Utfør hyppig desinfisering på håndtak, stoler og andre overflater.

Innredningen

Med sosial distansering kommer også krav til større avstand mellom bordene. Sørg for å ommøblere slik at du skaper luftige flater med god plass rundt alle ansatte. Du kan for eksempel bruke gardiner som skillevegger. Eller hvorfor ikke plassere ut store, grønne planter? Det finnes også virushemmende luftrensere som eliminerer virus.

Konferanserom

Fjern stoler slik at det blir to meter mellom hver deltaker, og bruk større konferanserom til mindre møter for å fremme sosial distansering. Sørg for at samtlige møterom benyttes, og gå igjennom møteteknologien i alle konferanserom. Har du de riktige skjermene og det riktige tekniske utstyret for å holde videokonferanser av høy kvalitet fra kontoret?

Ønsker du rådgivning om den fysiske arbeidsplassen?

Snakk med Felix. Han er vår ekspert på alt som har med den fysiske arbeidsplassen å gjøre, og vet nøyaktig hvordan du lokker de ansatte tilbake til jobben med et trygt, trivelig og funksjonelt arbeidsmiljø etter lang tid på hjemmekontoret.