Webinarserie

Kom i gang med din digitale dokumentbehandling

Digital dokumentbehandling er et område som noen ganger blir neglisjert og som får konsekvenser både for å jobbe eksternt og trygt. Sjekklisten vår kan vise deg hvor langt du er kommet på digitaliseringsreisen fra perm og papir til digitale dokumenter og sikker utskrifthåndtering.

Sjekkliste

Utfordringer og løsninger for din digitale dokumentbehandling

1. Ekstern utskrift

Nye arbeidsmåter og teknikk

Det har blitt komplisert å skrive ut dokumenter når man bruker mange “enheter” og arbeider eksternt. Arbeidsprosessen avbrytes når det ikke finnes en naturlig og fleksibel oppkobling til printeren. Å ha behov for oppkobling til en identifisert printer har fått ny betydning, med nye arbeidsmåter og ny teknologi, som gjør det mulig å ha tilgang til alle printere i nærheten.

Løsning

2. GDPR

Krav for dokumentbehandling

Hvor ofte blir utskrifter liggende i printeren uten å bli hentet? Mange ganger kan det være fordi du var langt fra din oppkoblede printer når du skrev ut dokumentet og så glemte du det. Eller har du skannet et dokument og deretter sendt det videre til en kollega på e-post? Denne måten å gjøre det på er risikabelt, ikke minst utifra et GDPR-perspektiv, dersom det inneholder personopplysninger.

Løsning

3. Dokument i permer

Er dokumentbehandlingen din digital?

Dokumenter skal arkiveres i sitt opprinnelige format i samsvar med regnskapsloven. Jo mer du går over til digital dokumentbehandling, slik som for eksempel e-fakturering, desto færre dokumenter vil behandles i permer i fremtiden. Denne overgangen forenkler arbeidet og gir økt sporbarhet.  

Løsning

4. Manuell attestering

Automatiser attestprosessen

De aller viktigste dokumentene i et selskap behandles ofte av flere personer i attesteringsprosessen. Dersom dokumentet som håndteres er i papirformat, er det vanskelig å automatisere attestprosessen og ta del i den store tidsbesparelsen ved digitaliseringen.  

Løsning

5. Signering

Manuell signering er tidkrevende

Noen ganger er signering av avtaler den siste årsaken til at arbeidsopplysninger ikke kan behandles eksternt. Så lenge dokumentet er på papir og pennen er den eneste signeringsmetoden som finnes, så er det vanskelig å flytte arbeidsmetoden til en digitalisert og ekstern arbeidsmetode. En manuell signeringsmetode minsker muligheten for sporbarhet, slik at man får kontroll på hvor i gjennomgangsprosessen motparten befinner seg.

Løsning

 

6. Sikkerhet

Glem ikke å beskytte printeren

Selskaper bruker milliarder på IT-sikkerhet og brannmurer hvert år, men glemmer ofte å inkludere printeren i sikkerhetsløsningen. Alt starter med en grunnleggende forståelse for utskriftsjobben, fra du klikker på Skriv ut til du henter eller arkiverer dokumentet. Med litt ettertanke kan et hull i sikkerhetsveggen raskt dekkes til.

Løsning

 

7. Fakturaer i papirform

Spar penger og miljø

Hvorfor skal fakturaene digitaliseres? En mulighet er å vise at organisasjonen ikke tar imot papirfakturaer lenger (PEPPOL), en annen er at behandlingen av en papirfaktura koster mer enn en digital. Som en tommelfingerregel koster en utgående faktura som behandles manuelt 60 kroner og en digital koster fem kroner. Det er også negativt for miljøet at fakturaene skrives ut, så argumentene for å gå over til elektroniske fakturaer er mange, både for utgående og inngående fakturaer.

Løsning

8. Miljømålet

Forbedret miljøarbeid

Er det noen som ikke har færre utskrifter som et mål i sin miljøpolicy? Smarte regler og varsler for når og hvordan utskrifter blir laget, i kombinasjon med digitalisert dokumentbehandling, vil bidra til forbedret miljøarbeid.

Løsning

Vi syr delene sammen til en helhet. Du sparer penger, arbeidstid og reduserer stress. Fakturaer, kvitteringer, tilbud og avtaler. Vi automatiserer det manuelle arbeidet, og du får en raskere, tryggere og mer kontrollert prosess.



Se animasjonen om digital dokumenthåndtering og oppdag hvordan vi kan forenkle arbeidsdagen din.

"Vår styrke ligger i vår lange erfaring og kompetanse, og gjennom vårt brede tilbud løser vi dagens og fremtidens utfordringer for våre kunder."

Christian Borchgrevink,
Sales Manager ITCOM

Trenger du hjelp med dokumenthåndtering?

Chat med oss
Chatten er stengt