Digitale dokumenter og arbeidsprosesser

De viktigste dokumentene dine blir ofte håndtert manuelt, og mange arbeidsplasser er fremdeles avhengige av papir. Å bytte til digitale arbeidsprosesser for fakturaer, kontrakter og reiseregninger har mange positive effekter. Når du reduserer papirforbruket sparer du ikke bare miljø og kostnader, men også arbeidstid og stress. I tillegg overholder du GDPR-reglene, får bedre kontroll og blir mer fleksibel.

"Miljø og økonomi er to gode grunner til å håndtere dokumenter digitalt. Fleksibilitet og sikkerhet er to andre. En faktura koster 60 kr å behandle manuelt, en digital faktura koster 5 kr, og er dessuten mer miljøvennlig."

Richard Hammarstrøm
VP Business Area Document Management, Office Management

Klimasmart

Kontroll og sikkerhet

Tidseffektivt

"Jeg har digitalisert flere prosesser innen økonomifunksjonen og spart mye tid på det. Jeg har også fått bedre internkontroll. Å kunne arkivere, spore og bli påminnet om viktige datoer gir dessuten sikrere arbeidsprosesser."

Susanne Svensson
CFO

Ofte stilte spørsmål om digital dokumenthåndtering

Alle de viktigste dokumentene dine, og dokumenter som er en del av en prosess der mange personer er involvert. For eksempel avtaler, leverandørfakturaer eller reiseregninger og kvitteringer. Digitalisering av dokumentene er en måte å fremtidssikre dem på. Dessuten sparer du plass og minsker papirforbruket.

En god start er å gjøre dokumentene dine digitale og sørge for at du har integrerte systemer. For eksempel må skanneren være integrert med et GDPR-sikkert lagringssted. Dette forhindrer at dokumenter sendes som vedlegg på e-post eller skrives ut og blir liggende i skriveren så hvem som helst kan plukke dem opp.

Det er en teknologi som gjør at fysisk tekst på et papirdokument eller et fotografert dokument kan tolkes mekanisk, og deretter konverteres til digital informasjon som blir lesbar og sporbar. Du kan si at tolkning av dokumenter er det første skrittet mot å bli digitalisert. Vi har løsninger for digitalisering av:

  • Avtalehåndtering
  • Fakturering
  • Leverandørfakturahåndtering
  • e-Signering
  • Kvitteringer og reiseregninger

For mange er automatiserte arbeidsprosesser selve målet med digitaliseringen. Dette lar deg frigjøre tid i organisasjonen, håndtere attesteringsprosesser automatisk og motta påminnelser slik at du ikke går glipp av noen viktige datoer. I tillegg gir du de ansatte et bedre arbeidsmiljø når systemet hjelper dem med å gjøre jobben og de kan jobbe smertefritt eksternt.

Integrasjon med forretningssystemer og plattformer som Sharepoint eller Teams er absolutt en viktig del når vi digitaliserer dokumenthåndteringen. Ulike typer dokumenter blir ofte digitalisert med støtte fra forskjellige systemer, som vi syr sammen til en helhet. Noen ganger mangler en brikke eller to i puslespillet for å digitalisere hele prosessen, og da kan vi sørge for at disse brikkene kommer på plass.

"Vår styrke ligger i vår lange erfaring og kompetanse, og gjennom vårt brede tilbud løser vi dagens og fremtidens utfordringer for våre kunder."

Christian Borchgrevink,
Sales Manager Document Solutions

Har du spørsmål om dokumenthåndtering?

Chat med oss
Chatten er stengt