Dokumenthåndtering for bedrifter

Dokumenthåndtering er mer enn bare skriver og skanner på kontoret. Det handler om strukturerte arbeidsprosesser, en såkalt arbeidsflyt, der dokumentene blir digitalisert slik at de kan spores og lagres sikkert. Dermed blir det også mulig å samarbeide effektivt eksternt.

Vi hjelper deg med å finne de riktige løsningene både for kontor og hjemmekontor. Vi integrerer dokumentbehandlingsprosessen med forretningssystemet ditt, slik at de analoge arbeidsmetodene blir digitale og GDPR-sikre. Attestering, signering og kvitteringsregnskap har aldri vært enklere. Digitale dokumenter sparer ikke bare miljø og kostnader, det sparer deg dessuten arbeidstid og en god del stress.

Vi syr delene sammen til en helhet. Du sparer penger, arbeidstid og reduserer stress. Fakturaer, kvitteringer, tilbud og avtaler. Vi automatiserer det manuelle arbeidet, og du får en raskere, tryggere og mer kontrollert prosess.



Se animasjonen om digital dokumenthåndtering og oppdag hvordan vi kan forenkle arbeidsdagen din.

Sikkerhet og miljøfokus

Våre løsninger for dokumenthåndtering har fokus på sikkerhet og miljø. Og med miljø mener vi ikke bare jordkloden, men arbeidsmiljø også. Sikkerhet er avgjørende når du jobber hjemmefra og på nett. Alt skal helt enkelt bare fungere uansett hvor du sitter og jobber. Med vår digitale dokumenthåndtering er du GDPR-sikret og får bedre kontroll.

 

  • Sikre utskrifter
  • Harddisksletting
  • e-Signering
  • GDPR-sikker dokumentlagring
  • Fakturabehandling
  • Avtalehåndtering
  • Kvitteringshåndtering
  • Reiseregninger

 

"Vi ønsker enkelhet og vil unngå en situasjon der alle skylder på hverandre. Office Management er en pålitelig partner som leverer en løsning som gjør det enkelt for våre medlemmer å jobbe."

 

Marcus Gabrielsson
Platssjef, Huvudkontoret Kontorshotell

Vanlige spørsmål om dokumenthåndtering

Vanligvis dokumenter som krever manuell håndtering av flere ansatte og funksjoner, som for eksempel i en attestasjonsprosess. Manuell håndtering gir risiko for å miste kontrollen, så derfor ligger den store verdien av digitalisering som oftest i avtaler og fakturaer.

Det handler både om å overholde regler samt hindre datainnbrudd. Ofte handler det om brudd på GDPR når dokumenter håndteres i arbeidsprosessene. Det er for eksempel ikke lenger tillatt å sende dokumenter med personlig informasjon via e-post, men skjer fortsatt.

Den andre sikkerhetsrisikoen innebærer inntrenging i skriveren, som lagrer mye informasjon, men ofte glemmes bort. Sørg for å velge en leverandør som virkelig kan garantere en sikker skriverinstallasjon.

Det kommer selvfølgelig an på budsjettet ditt. Ofte er maskinvaren den samme, mens den store forskjellen ligger i programvaren. Hvis du har ambisjoner om å digitalisere arbeidsprosessene og dokumentene dine, er det viktig med moderne skjermer og teknologi for å muliggjøre integrering med for eksempel Sharepoint.

Deretter bør du tenke på sikkerhet og miljø. Tenk for eksempel på å slette spor av filer fra skriverminnet for å redusere risikoen for mulig inntrenging. Det er også viktig å ikke skrive ut før eieren av dokumentet fysisk står ved skriveren og henter opp dokumentet.

Dette betyr at informasjonen på et papir tolkes og forvandles sånn at den blir digital og søkbar. Konverteringen skjer via OCR, eller optisk tegngjenkjenning. Det er ved tolkningen at den digitale arbeidsprosessen faktisk kan begynne.

I våre arbeidsprosesser håndterer vi mange dokumenter. Trender i dokumenthåndtering er derfor knyttet til organisasjonens arbeidsmetoder og juridiske krav til hvordan dokumenter skal håndteres:

  • Sikkerhet
  • Digitalisering
  • Miljøpåvirkning
  • Arbeidsmiljø

Integrasjon med forretningssystemer og plattformer som Sharepoint eller Teams er absolutt en viktig del når vi digitaliserer dokumenthåndteringen. Ulike typer dokumenter blir ofte digitalisert med støtte fra ulike systemer, som vi syr sammen til en helhet. Mangler brikker i puslespillet for å digitalisere hele prosessen, kan vi sørge for at disse brikkene kommer på plass.

Vi har løsninger for digitalisering av:

  • Kontraktstyring
  • Fakturering
  • Leverandørfakturabehandling
  • e-Signering
  • Kvitteringer og reisefakturaer

"Vår styrke ligger i vår lange erfaring og kompetanse, og gjennom vårt brede tilbud løser vi dagens og fremtidens utfordringer for våre kunder."

Christian Borchgrevink,
Sales Manager Document Solutions

Trenger du hjelp med dokumenthåndtering?

Chat med oss
Chatten er stengt